Teekond ettevõtjaks #10: raamatupidamine ja e-arveldaja


Uskumus 1: “Raamatupidamine on keeruline ja sellega saab hakkama vaid raamatupidaja”

Uskumus 2: “Maksuameti roll on ettevõtjaid karistada”

Uskumus 3: “Raamatupidamisteenus on igakuine püsikulu, millega peaksin arvestama”

Uskumus 4: “Mina ise ei oska raamatupidamist teha, kuna ei ole seda õppinud”


Ma võtan julguse ja vabaduse öelda – kõik eelpool toodud uskumused ei vasta tõele ja oma mikroettevõtte raamatupidamist on võimeline iga ettevõtja ka ise tegema (va juhul, kui selleks puudub aeg). 

Kuidas?

Toon välja alljärgnevalt olulisemad küsimused, mida kliendid on mu käest küsinud seoses raamatupidamisega.

  • Soovin asutada oma ettevõtte. Mida peaksin teadma raamatupidamisest?

Ettevõtte asutamisega kaasnevad esimesed raamatupidamise kanded. Nendeks on osakapitali sissemaksu kanne ja esimese kulu ehk asutamisega seotud riigilõivu kuludesse kandmine (juhul kui selle valiku tegi ettevõtja OÜ asutamisel). Iga raamatupidamiskande aluseks on oluline alusdokumendi olemasolu, seega soovitan koostada arvutisse ettevõtte kataloogi alamkaust “Raamatupidamine -> Ostuarved” “Raamatupidamine->Müügiarved” ja hakata sinna kõiki dokumente salvestama. Paberkandjal dokumentide jaoks teha eraldi sahtel. Uskuge mind, hilisemad “arheloogilised raamatupidamislikud kaevamised” ei pruugi olla tulemuslikud 😉

  • Kas mina ise saan raamatupidamisega hakkama või peaksin ostma teenust sisse?

Raamatupidamise korraldamine on iga ettevõtte juhi vastutus (tuleneb seadusest) ja on ühtlasi ka üks esimesi olulisemaid juhtimisotsuseid. Kuna iga ettevõtte juht vastutab raamatupidamise eest ise, siis soovitan leida raamatupidamisteadmistega inimene, kes aitab raamatupidamise ettevõttes sisse seada, teeb alustavale ettevõtjale lühikoolituse ja laseb alguses ettevõtjal ka endal teha ära osad kanded. Miks ma seda soovitan? Eelkõige just seetõttu, et elementaarsed raamatupidamisteadmised aitavad teha ettevõtte jaoks “tervislike” finantsotsuseid. Olen osutanud raamatupidamisteenust ja näinud kõrvalt ettevõtete raamatupidamise korraldamist pangas töötades. Üldiselt on pilt suhteliselt kurb. Eriti aga juhtudel kui ettevõtja süüdistab raamatupidajat, omamata ise arusaamist ja ülevaadet ettevõtte finantsseisust. Selline olukord mõjutab alati ettevõtte ja ettevõtja enda mainet, mitte raamatupidaja oma. 

  • Kas peaksin rentima spetsiaalse raamatupidamisprogrammi?

Tegin ise raamatupidamist pikalt ühes spetsiaalses raamatupidamisprogrammis. Seal oli küll kontoplaan ära seadistatud, kuid ometigi oli vaja osade tehingute puhul kasutusele võtta raamatupidaisalased teadmised. Alates eelmisest aastast hakkasin kasutama Äriregistri poolt arendatud raamatupidamisprogrammi E-arveldaja. Tegu on riigi poolt arendatud raamatupidamisprogrammiga, mis on suunatud väikeettevõtjatele, kes soovivad raamatupidamist ise teha. Tegu on tõeliselt lihtsa programmiga. Raamatupidamisteadmised olid vajalikud algbilansi ja toodete/teenuste artikklites olevate kontode seadistamisel. Muus osas on programmis juba seadistused olemas. Lisaks on olemas programmi kohta juhend, toimiv klienditeenindus ja kevadel-sügisel tasuta programmi koolitused.

  • Miks peaksin kasutama e-arveldajat (isegi siis kui ostan raamatupidamisteenust sisse)?

E-arveldaja on internetipõhine programm, mida on võimalik integreerida nii Äriregistri kui Maksu- ja Tolliameti süsteemidega. Programmis saavad samaaegselt töötada mitu isikut, näiteks koostab ettevõtja müügiarveid, samaaegselt raamatupidaja teeb tööd ostuarvetega. E-arveldaja on nagu pangakonto ehk sealsete andmete säilitamist ei mõjuta raamatupidaja või ettevõtte omanike/juhatuse vahetus. Juhul kui raamatupidamine on jooksvalt tehtud, siis on bilansi ja kasumiaruande koostamine 1 kliki kaugusel. Seega on ettevõtjal võimalik siseneda 24/7 programmi, omades ülevaadet oma ettevõtte finantsseisust. Imeline, eks! 😉

  • Kas ja kui tihti pean esitama maksuametisse deklaratsioone? Kas vajan selleks raamatupidaja abi?

Maksuametiga puutub alustav ettevõtja kokku siis, kui ta:

  • registreerib ettevõtte käibemaksukohustuslaseks (vabatahtlik kuni käibeni 16 000 EUR, 2017.a.) (ja/või)
  • sõlmib töölepingu või juhatuse liikme lepingu ehk hakkab maksma töötasu.

Käibemaksukohustuslaseks ma üldiselt ei kiirusta ettevõtjatel end registreerida, kui selleks ei ole otsest vajadust. Selle vajaduse võib aidata ära tuvastada raamatupidaja, kes ühtlasi aitab raamatupidamise korraldamist ettevõttes sisse seada. Juhul kui ettevõtte hakkab töötasu või juhatuse liikme tasu maksma, siis peab ta arvestama et iga kuu 10.-l kuupäeval on vajalik esitada TSD (tulu- ja sotsiaalmaksu) deklaratsioon eelmisel kuul tehtud väljamaksete kohta. TSD esitamine võib olla esimest korda keeruline, edaspidi sisuliselt “5 minutit-copy-paste” (juhul kui andmed ei muutu). Töötaja või juhatuse liige tuleb registreerida Maksu- ja Tolliametis töötajate registris ja E-arveldajas piisab vaid lepingu andmete sisestamist, kõik ülejäänud kanded liiguvad juba automaatselt bilansi ja kasumiaruande õigetele ridadele.

  • Kuidas leida raamatupidaja?

Kõige lihtsam on uurida ega tutvusringkondades ei ole kedagi tuttavat raamatupidajat. Teiseks on võimalik alati postitada sooviavaldus mõnda  foorumisse või FBi gruppi kuhu on koodunud raamatupidajad. Kui ma ise kunagi alustasin raamatupidamisteenuse osutamisega siis otsisin endale mentorit-kogenud raamatupidajat, kes aitaks keerukamate kannetega. Postitasin sooviavalduse ww.rmp.ee foorumisse ja leidsin endale mentori ca  15 minutiga. Koostöö toimis väga hästi! Seega lahendused ja võimalused leiduvad alati, kui osada küsida, otsida ja tahta!

  • Mis hetkest alates on mõistlik raamatupidamisteenust sisse osta?

Ettevõtte tervisele on kasulik kui esialgu kasvõi osaliselt teeb raamatupidamist ettevõtja ise, mitte ei osta seda 100% sisse. Ettevõtja peaks kaasama taibuka raamatupidaja, kes teeks talle sissejuhatava koolituse nii tehnilisest raamatupidamisest kui juhtimisarvestusest. Koolituse tulemusel mõistaks ettevõtja mida tähendab/sisaldab bilanss, kasumiaruanne ja kuidas liiguvad raamatupidamiskanded. 

Hiljem, kui raamatupidamine ei ole enam ettevõtte finantside õppimine vaid tehniline ajamahukas töö, siis on mõistlik seda juba sisse osta. Selleks, et mõista mis hetkel peaks hakkama raamatupidamisteenust sisse ostma, peaks ettevõtja välja arvutama iseenda tunni hinna. Juhul kui raamatupidamistöödele kuluv enda aeg on kulukam kui teenuse sisseost, siis on mõistlik see sisse osta. 

Raamatupidamisest teadlik ettevõtja on suurepärane klient igale raamatupidajale! 😉

NB! Käesolevas postituses toodud soovitused võivad minna vastuollu üldise soovitusega osta maksimaalselt administratiivtöid sisse et ettevõtja saaks keskenduda põhitegevusele. Postituse sisu eesmärk on pöörata tähelepanu ettevõtjate finantsharituse kasvatamisele/parandamisele, mille tulemusel terveneb kogu mikroettevõtjate tervis

Soovid tellida ettevõtluskonsultatsiooni? Kui jah, siis võta ühendust SIIT